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萍乡市人大机关公文处理规定

第一章 总则

  第一条 为进一步做好市人大机关公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,提高公文处理的质量和效率,根据《江西省人大常委会机关公文处理细则》和市委办公室、市政府办公室关于实施《党政机关公文格式》国家标准有关事项的通知等有关规定,结合机关的实际,制定本规定。

  第二条 市人大机关的公文,是市人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是发布决定、决议、公告,指导、布置和商洽工作、请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

  第三条 市人大常委会办公室主管市人大机关的公文处理工作,办公室秘书科具体承担市人大及其常委会以及办公室的公文处理工作。市人大各专门委员会和市人大常委会各工作委员会的办公室具体负责本部门的公文处理工作。

  第四条 公文处理,包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷、归档等一系列衔接有序的工作。

  第五条 公文处理应当坚持实事求是的原则,严格按程序和本规定进行,做到规范、准确、及时、安全、保密。

第二章 公文种类

  第六条 市人大机关常用公文的种类主要包括:

  一、公告 适用于发布重要事项。

  二、决议 适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

  三、决定 适用于对重要事项做出决策和安排。

  四、议案 适用于根据法律规定,依照法定程序,提案人向市人大及其常委会提请审议的事项。

  五、建议、批评和意见适用于市人大代表向市人大及其常委会提出,由市人大常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

  六、请示 适用于请求指示、批准事项。

  七、批复 适用于答复请示事项。

  八、报告 适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。

  九、通知 适用于传达指示、转发公文,传达需要办理、执行或通知的事项,任免人员等。

  十、通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

  十一、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门提出请求事项等。

  十二、意见 适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

  十三、说明 适用于就某一事项、某一文件的有关情况作出介绍或者解释性交待。

  十四、会议简报 适用刊登会议情况和与会人员会议期间的发言。

第三章 公文格式

  第七条 市人大机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关、印制版记等部分组成。本规定将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

  页码位于版心外。

  一、版头

  (一)份号

  如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

  (二)密级和保密期限

  如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

  (三)紧急程度

  如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

  (四)发文机关标志

  由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

  发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

  联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

  (五) 发文字号

  编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

  上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

  (六) 签发人

  “签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置,“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

  如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

  (七) 版头中的分隔线

  发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

  二、主体

  (一) 标题

  一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

  (二)主送机关

  编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2。

  (三)正文

  公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”  “(一)”  “1.”  “(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

  (四)附件说明

  如有附件,在正文下空一行左空二宇编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

  (五)发文机关署名、成文日期和印章

  1. 加盖印章的公文

  成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

  单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

  联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

  2.不加盖印章的公文

  单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

  联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

  3.加盖签发人签名章的公文

  单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文域附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

  联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、以签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

  签名章一般用红色。

  4.成文日期中的数字

  用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

  5.特殊情况说明

  当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

  (六)附注

  如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

  (七) 附件

  附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致.附件格式要求同正文。

  如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

  三、 版记

  (一)版记中的分隔线

  版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

  (二)抄送机关

  如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

  如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

  (三)印发机关和印发日期

  印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二宇。

  版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

  四、页码

  一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一宇线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第四章 行文规则

  第八条 行文关系根据市人大机关的隶属关系和职权范围确定。

  一、向省人大常委会和市委请示、报告有关重大事项;发布常委会会议审议通过的人事任免和重大事项决定、决议;授予市一级荣誉称号;开展执法检查、评议、视察、调查等重要活动的工作部署,以及与市人大常委会平行机关联合行文,以市人大常委会的名义行文。

  二、市人大各专门委员会、市人大常委会办公室、各工作委员会(以下简称各专(工)委、办)在各自的职责范围内,可以相互行文,也可以向下一级人大常委会机关的有关业务部门行文,除以函的形式商洽工作、询问和答复问题等外,一般不得向下一级人大常委会正式行文,市人大常委会办公室根据常委会授权,可以向下级人大常委会行文。

  三、各专(工)委、办可以对外向不同隶属关系的部门行文,重要问题的行文,应当与有关部门协商一致后再行文。

  四、各专(工)委、办可以与有关部门联合行文。联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

  第九条 请示问题,应当一事一文,不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。向市人大常委会领导请示问题的公文,应当送办公室秘书科按规定程序办理,一般不应直接送领导本人,特殊情况除外。

第五章 公文办理

  第十条 公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序;收文办理主要包括:公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

  一、收文的办理

  (一)签收。来文均由办公室秘书科逐件清点后统一签收。发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应措施。

  (二)登记。将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚,以利于管理、查询和催办。

  (三)分发。根据来文内容或者来文单位的要求,以及收文单位的有关规定,将公文及时分送有关领导和部门。

  凡属市人大常委会或者办公室的公文,应当送交办公室秘书科处理;属于市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会的公文,由秘书科签发后送交有关委员会办公室处理。

  (四)传阅。按照规定和程序将公文送有关领导传阅,不得随意扩大传阅范围。有关承办部门应当随时掌握公文去向,避免漏传和延误。对需要送多位领导传阅或者传批的公文,一般情况下,传阅件应当按领导人排序由前向后依次递送,传批件应当按照领导人排序由后向前依次递送。

  (五)拟办、批办。对需要办理的公文,由承办人先提出拟办意见,再送请有关领导批示后办理。

  (六)承办。领导批示后的公文,应当按照领导批示内容及时办理,不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的,应及时退回交办部门并说明理由。对需要报请领导批示的重要公文,应及时上报,需要提出办理意见或者建议并代拟文稿的,应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。

  (七)催办。对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时催办,一般公文也应当定期催办,做到件件有结果,并采取适当方式随时或者定期向领导反馈办理情况。

  二、发文的办理

  (一)公文的起草。公文一般由发文机关起草。市人大常委会或者办公室制发的公文,原则上由承办科室负责起草;市人大各专(工)委制发的需要以市人大常委会或者办公室名义制发的公文,由各专(工)委办公室负责起草。

  草拟公文应当做到:

  1.符合法律、法规和党的方针、政策及有关规定。

  2.情况确实,提出的政策、措施切实可行。

  3.观点明确,条理清晰,内容翔实,结构严谨,表述准确。

  4.文字精炼,用词和标点符号准确、规范,文种、格式正确,文风端正。

  5.人名、地名、时间、数字、引文和文字表述。密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当;引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期要写明年、月、日。

  6.结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  7.使用国家法定计量单位。

  8.使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。

  9.公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其它的应当使用阿拉伯数字。

  (二)校对审核。公文文稿送领导审批之前,应当逐级认真细致地校对审核。凡以市人大常委会或者办公室名义制发的公文,归口办公室秘书科负责校对审核。市人大各专(工)委制发的公文,由各专(工)委办公室负责校对审核。公文校对审核的内容是:

  1.报批程序是否符合规定。

  2.内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。

  3.涉及有关专(工)委业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

  4.所提措施和办法是否切实可行。

  5.文种使用是否准确,公文格式是否规范。

  6.已经领导审批的文稿,在印发之前应再作校对核定。如内容确实需作实质性修改,须报原审批领导复审。

  (三)审签。公文须经主要领导或主管领导审批签发。以市人大常委会名义制发的公文、由市人大各专(工)委办公室负责起草的,送请各专(工)委主任委员(主任)或者副主任委员(副主任)审阅后,归口常委会办公室秘书科在文字、行文格式等方面核阅,并按发文程序送常委会办公室分管副主任或主任、市人大常委会秘书长审阅,最后送领导签发。

  领导审批签发公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。签批公文,应当使用钢笔、毛笔或者专用签字笔,不得用铅笔或圆珠笔。

  公文签发分别按以下程序办理:

  1.市人大常委会上报的重要公文和下发的涉及全局工作的公文,由市人大常委会主任或者受主任委托的副主任签发。

  2.属于市人大专门委员会或者市人大常委会工作委员会业务工作,而又必须以市人大常委会名义上报的一般性公文和下发的不涉及全局工作的公文,由市人大常委会分管副主任签发。

  3.经市人大常委会会议审议通过,以市人大常委会名义发布的公告、决议、决定,由市人大常委会主任或者受主任委托的副主任签发。

  4.经市人大常委会会议审议通过,以市人大常委会名义制发的有关任免事项通知,选任联工委起草文稿,由市人大常委会分管副主任或者秘书长签发。

  5.市人大常委会办公室印发市人大常委会领导同志在各类会议上的讲话文件,须送经发表讲话的领导同志本人同意后,由秘书科签发。

  6.市人大常委会办公室需上报省人大常委会或者市委、市政府的重要请示、报告,印发召开市人民代表大会会议、市人大常委会会议及其它重大事项的通知,或者转发属于市人大专门委员会或者市人大常委会工作委员会某一方面工作的文件,由市人大常委会分管副主任或者秘书长签发。

  7.市人大各专(工)委办印发属于本部门业务工作的公文,由主任委员(主任)或者副主任委员(副主任)签发。联合发文,应当由所有联署部门的领导会签。

  (四)登记编号和印制分发。经签发的市人大常委会或者常委会办公室公文,由办公室秘书科负责登记、编号;市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会的公文,由委员会办公室负责登记、编号,并按照规定的文种、格式、范围、份数,及时印制、分发;联合行文由主办部门负责印制、分发。

  上一级人大常委会机关的标有密级的公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经市人大常委会办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围,不得擅自改变原件的密级。

  第十一条 传递秘密公文;必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真件等传输秘密公文,必须采用符合规定的加密装置,不得密电明复,或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的,使用热敏低的传真件,应当复印后再办理。

第六章 公文立卷、归档和销毁

  第十二条 公文办理完毕后,应当根据档案管理部门的规定,按时将公文的正本、定稿和有关材料交卷,并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。

  第十三条 联合办理的公文;原件由主办部门负责立卷,相关部门可保存复印件。

  第十四条 公文复印件作为正式文件使用时,应当加盖复印机关证明章,视同正式文件妥善保管。

  第十五条 公文归档,应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类、整理、立卷,要保证档案齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况;便于保管和利用。

  第十六条 公文立卷归档的范围,包括制发和处理的能反映本单位工作的历史面貌,具有保存、参考价值的各类公文、会议材料、领导讲话以及有关资料、照片、录音(像)带等。

  第十七条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和各专(工)委分管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密以上的公文,应当到保密部门指定的场所,由两人以上监销。销毁有密级的文件(含电报),应当进行登记。

第七章 附则

  第十八条 本规定由市人大常委会办公室负责解释。

 
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